【超簡単】事務業務の生産性向上術

会社員であれば誰しもが経験する事務業務。
単純作業であるがやりなれていないので無駄に時間ばかりかかる。
結構派遣任せになっているところが多いのではないかと思います。

ちなみに私も現場の事務処理担当チームのリーダー兼任をしています。
そこでは業務量が増え続けているにも関わらず1名の派遣さんと私だけで
ほぼ全業務をこなせています。

果たしてどうしてそんなことができるのか？
皆様の職場でも参考にできる情報があれば幸いです。

処理に必要なインプットを徹底的に簡易化

インプットはフォーマット化

会社でコピー用紙を購入したいとする。
当然社内決裁をとって会社のお金で購入をするわけです。
いざ、決裁文書を見てみるとAさんはこう書いているがBさんは全然違う書き方をしている。
でも同じ決裁で承認されている。不思議だなぁと思った方多いのではないでしょうか？

事務処理は簡単な作業のため手続きに目が行きがちで、
処理する人が見る観点が抜け落ちるためこのような事態がよく起きます。

そこで私が最初に取り組んだのはインプットのフォーマット化でした。
初めて起案する１件をテンプレートにしてフォーマットを作成するのです。
購入要求を上げる人はそのフォーマットを埋めて依頼をしてくる。

フォーマットで決まった内容で決まったことしか書けないので
依頼をしてくる人がちゃんと考えてくれ記載内容の漏れが防止できます！

記入方法の例外は認めない

「今回特別な事情があって～～」「今回だけ～～～」
などと言ってよく例外対応を依頼してくる上司いませんか？

こう言ってあげてください。
「このフォーマットに記載できるなら代行します。できないならご自身で対応ください。」

冷たいように聞こえますが生産性を上げるためには必要なことです。
1つの個別対応のために費やす時間で5件処理できるなら
効率的に対応できる手段をとるということです。

決して上司が嫌いだからとかそういうことをお伝えしたいわけではありません。
例外対応というのは本来やるべきところが抜け落ちているため例外になっているので
然るべき人がしかるべき対応を取ればいいということです。

文化が浸透したら自動化

これはフォーマットをルール通り書いてくれるようになったら自動化しましょうということです。
Excelのフォーマットで決裁をしているところでは自動的に記入漏れがないかなどのチェックをして
ワークフローを起票するまでを自動化します。

やり方は様々ですがマクロを組んでみたりRPAツールを使ってみたり手段はとてもたくさんあります。
まずは自分の取っ掛かりやすいものを選んで挑戦してみるのがいいと思います。

私の場合はプログラミングを大学時代やっていたので、
マクロで処理をしてしまうケースが多いです。

派遣さんはマクロは組めませんがRPAツールの使い方をマスターしてRPA使いになっています。
会社のお金で自己投資できると考えるとこれほど素晴らしいことはないです。

管理簿を有効に活用する

事務処理の生産性を上げるタスク整理

簡単な処理から突発の依頼まで様々な対応を処理している中で
同じものはまとめてやった方が効率的なのは皆さんもご存じのとおりです。

そこでタスク管理簿を私のチームでは作成をしました。
使い方としてはどのような依頼でいつまでなのか対応内容を区分で選択し管理簿に記載します。

そして、管理簿に組み込んだマクロを実行すると優先度を各タスクに割り当て
同じ処理ができる依頼をまとめて表示しステータスが管理できる管理簿になっています。

これを使うことで効率的に派遣さん1名で複数の処理を漏れなく対応をしています。

個別の進捗管理が不要に！

タスク管理簿で各タスクのステータスや処理状況が一目でわかるため、
処理が遅れているものについてはフォローができるようになっています。

また、フォローをする際も処理内容ごとに分担できるので
重複して対応してしまったということは発生しません。

体調不良など突発の休暇にも対応できとても導入してよかったと思うツールです。

同じ処理を手作業で3回以上実施しない

チーム内の合言葉は「2度手作業でやったものは自動化」

2回手作業をしたということは今後も依頼来るかもしれないということで、
私のチームでは「2度手作業でやったものは自動化」が合言葉になっています。

ですが、すぐに自動化できるわけではないのでこんな管理方法をしています。
ここでも登場してくるのはタスク管理簿です。

タスク管理簿を月次で棚卸をして手作業で実施した処理の傾向を分析し、
増加傾向かつ時間のかかるものなど重みを付けて自動化の対象を決め1か月で
可能な限り自動化します。

そうすることで品質は一定に保たれてツールで処理している時間は、
自動化できなかった処理に回すことができるようになります。

季節繁忙を忘れずに考慮する

事務処理の特性で季節繁忙が発生する処理がいくつかあります。
タスク管理表を利用し始めるとわかりますがこの傾向がある処理については
積極的に自動化しましょう。

これは、瞬間風速的に処理件数が増加するという特性を持っているためです。
人手で処理をしなければいけないものがどんどん増えていくとやる気がなくなってしまうのは
誰でも一緒です。

そこでツールがあるから大丈夫といったプラスの発想ができるようになるだけでも
生産性には大きな影響が出てきます。