【エクセルマクロ】先月自動化した業務紹介

2021年５月に実施した業務の自動化について紹介させていただきます。
いずれもエクセルのマクロを活用して自動化をしておりますので皆様の業務効率化の
一助になるアイデアがあればよいなと思って投稿させていただきます。

社内への申請書作成

社内への申請書って結局コピペで作成できる！

社内申請のOJTを受ける際に「とりあえず前回の申請をコピーして」
という始まり方をするのが正に社内申請です。
社会人あるあるの１つではないでしょうか？

実際にその通りで入力例を見ながら一から書いている人はほとんどいません。
私のいるチームでは最近社内申請の業務が増加傾向であったのでこの業務を自動化することにしました。

どんなフローにしたのか？

実際に作成したマクロの処理フローはこんな感じです。
エクセルのマクロは実際に操作しているところを記録することができるので
１からコーディングする必要がないので始めやすいと思います。

1. 処理件数を入力
2. コピー元の資料を開いて固定部分の値を取得
3. 様式のテンプレート資料を開く
4. 申請書の様式に固定値を入力
5. インプットボックスで入力例を表示しながら可変部分を入力
6. 申請書の様式に名前を付けて保存
7. 件数分処理を繰り返す

自動化した効果は？

これまで１申請あたり作成から確認までで15分から20分程かかっていました。
自動化したので品質は担保されているということでがっつりカット！
作業自体も1申請あたり2秒程度でかんりょするので約99％の作業時間カットができました。

多い時には1日に20件くらい処理をしていましたが、
これまではこの作業だけで5時間から6時間程度かかっていたのが
今後はたった1分程度で処理が完了するイメージですね。

お客様に出す請求資料の作成

変動要素はあるけど数が多くてミスができない作業

月ごとに購入される量は異なるけど変わらないところもあるので毎月前月の資料を
コピーしては変更点を修正していました。

結構こういう現場多いのではないでしょうか？
6月になったのでこれから配属される新人さんが最初に任されるのはこんな仕事だったりします。

私のチームでは処理する件数が多すぎるので自動化することにしました。

どんなフローにしたのか？

1. 契約情報を取得
2. 利用履歴から月の変動要素を取得
3. 請求書の様式を開く
4. 様式に契約情報を転記
5. 様式に月の変動用を入力
6. 社内申請様式を開く
7. 必要な値を入力
8. 請求資料と社内申請書を名前を付けて保存
9. 1～8を契約数分実施する

実際の効果は？

1件当たり10分程度かかっていた作業がこちらも1秒から2秒程度で完了するようになりました。
また、自動化によってコピペのミスもなくなり品質が向上されました。

さらに請求資料とまったく同じ内容で社内の申請もする必要があったので先ほどのノウハウを生かし
社内申請書の作成も自動化して一石二鳥。

全体を通しても1件当たり5秒以内に作業が完了するようになりました！

まとめ

2021年5月に自動化した作業は社内申請書の作成と請求資料の作成でした。
どちらもツールで作成するようになったのでヒューマンエラーを回避し品質を向上しつつ
作業スピードはこれまでと比較して99％UPを実現しました。

正直チリツモなところがあるのでこんなもんかと思いますが、
実際の作業時間に加えて人が単純作業を繰り返しやらなければいけないという
ストレスからも解放されるのでとてもメリットがあると考えています。

少しでも参考になった方がいらっしゃればとてもうれしいです。
実際にどうやってやったらいいのかなどコメントがありましたら是非ご連絡ください。