【ノウハウ】チームで使う管理ツールの選び方

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現在2つのチームリーダーを兼任しています。
その中で各チームでの仕事のやり方などいろいろと試行錯誤をしてうまくいっている部分と
あまりうまくいかなかったことがあるので今日はチームで仕事をやる上で
これまで経験した試行錯誤のノウハウを共有したいと思います。

管理ツールは決めて置く

増えすぎた管理ツール（結局管理できない・・・）

どのように管理したら効率的なのかよくわからない。
最初はそんな感じでチームリーダーでありながら足踏みをしていました。
前任者からも管理用の資料を引き継ぎを受けましたが1チームでなんと10個近い管理簿が！！

目的をもって当初は作られたのでしょうが、こんな問題がありました。

  • 「全然更新されない」
  • 「同じ内容が別の管理簿にある」
  • 「管理簿を見ても何のタスクなのかわからない」

そしてチームメンバーに意見を聞いてみるとますますうまくいかない理由が浮き彫りになりました。

  • 「管理簿が多すぎて入れきれない」
  • 「どの管理簿に何を入れたらいいのかわからない」
  • 「入れたけど更新するのを忘れていた」
  • 「結局リーダーが見切れないから入れる必要がないと思っていた」

理由はどれも納得のいくものばかりでこのままではダメだ！と危機感を覚えました。

人によって変わり続ける管理ツール（メリットが生かされていない！！）

私の前任者はあまりツールの利用に積極的な人ではありませんでした。
そのため、管理簿はすべて同じ様式ですべてエクセルという状態です。
それぞれごとに記載する内容を分けているにも関わらず数多くのマイナーチェンジが加えられて
独自ルールのオンパレードとなっていて正直ルールを覚えるだけで一苦労な状態でした。
（私自身は覚えることができず使いこなすことはできなかったですｗ）

その前任者は目的別に管理シートを分けていろんな情報を参照するような数式やマクロの組み込まれた
タスク管理のファイルを持っていました。
しかし、これもファイルの仕様が何も残っておらず前任者への引継ぎもされず完全に塩漬け状態・・・

メンバーの人もファイルの存在は知っているけどいつの間にか使わなくなりましたという
ポケベルのような存在になっていました。

課題は見えたので私はこのように整理した！

まずこれまで紹介した課題を整理します。

  • 目的を絞って必要な管理項目の整理が必要
  • 更新する人が更新しやすい作りになっている必要がある
  • 自分以外の人に引き継ぐことができることを前提にする
  • チームのタスクのバランスなどが一目でわかるようにする必要がある

そして、次に取り組んだのは世の中に出ているツールを調査しました。
あまりお金をかけることもできないし仕事で使うのでセキュリティもしっかりとしていたほうがいい
そんなことを考えながらいろいろな製品のお試し版をダウンロードしてひたすら使ってみました。
当然機能も制限されているのでイメージがつかめる程度ですがこれは結構有益な情報でした。

各製品の営業さんに話を聞くこともしましたがあくまで営業なので
いいことしか教えてくれないイメージでした。
実際使ってみるとここが不便だなぁとかこれ言っていることと違うなぁというところが
多々ありました。

ツールや製品のテストをする際にチームメンバーに協力をお願いして一緒に
検討できたのが最終的には一番良かったと思います。
当然入れてもらわないと管理もできないので記入する人が一番やりやすいかつ
わかりやすいものを一緒に探してほしいとお願いをして一緒にやってもらいました。

整理した結果たった３つのツールで管理ができている

現状、私のチームで使っている管理簿と呼ばれる資料は以下の3つまでスリム化できました。
これでも正直多いかと思っていてもう少し効率化できないか今後の課題でもあります。

  • タスク管理用の管理簿
  • 定期的なイベントを管理する管理簿
  • テレワークがあるので予定表を管理できる管理簿

それぞれエクセル、JIRA、Confluenceを利用しています。
いずれもソフトウェアの特性や更新の容易性、チームで同時に更新ができて履歴管理ができるなど
仕事をする上で必要となってくる要件をいいところどりして利用しています。

まとめ

あまり多くの管理簿やツールは結局使いこなされずに使われない原因となります。
この記事を読んでいただいている方も仕事をしている中でこの管理簿何であるんだろう？
使っていないこの資料はリーダーはどうやって使っているんだろう？
そもそもリーダーがメンバーの業務管理できている？
という疑問をいただくケース多いのではないでしょうか。

テレワークがスタンダードになってきて同じ職場で仕事を進めるケースが
減ってきているので仕事の進捗度合いを可視化するというのはとても重要になってきています。

このタイミングで1度皆様も立ち止まって見てチームのメンバーと一緒に
どのように管理をしていくのがよいのか検討してみてはいかがでしょうか。

管理が楽になるとリーダーも自分自身の仕事に使える時間を増やすことができるし、
メンバーは簡単な内容だけを入れてツールを使うことで進捗状況を可視化できれば楽になります。

また、Aさんにばかりタスクが偏っているやBさんのタスクが見積もり以上に大変だったという
不測の事態にもチームで状況がすぐに共有できるので助け合って業務ができるようになります。

『見えないものを可視化する』難しいテーマですが皆様のご検討の一助になれば幸いです。

最後まで読んでいただきありがとうございます。
ご意見等ございましたらコメントを頂けますと幸いです。

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