【仕事術】なかなかできない時間管理

コミュニケーションで時間をロスしてませんか？

メールやチャットで連絡をしてみてなかなかレスが返ってこない
そんな経験された方多いのではないでしょうか？

コロナが流行する前はちょっと隣にいる人に話しかけてみて
ほんの数秒で解決していたことが今はそうではないというのが現実です。

私のチームに配属されてきた新人君は正しくこのタイプでした。
「今何しているの？」
「●●さんに相談のメールをしたのですが全然連絡が来ないんです。」

えっもしかしてメールくるのずっと待っているのか！！と驚かされました。

でも、こういう場面って新人君が特殊なわけではなく
頻繁にそのようなっていることが多いです。

この確認が済まないと先に進めないといった特性の内容であれば
迷わず電話をしましょう。

目的に合ったコミュニケーションの手段を選択することで
あなたの業務効率は驚くほど向上するはずです。

作業にかける時間をちゃんと決めていますか？

先ほど目的に合ったコミュニケーションの手段を選択することが大切だとお話ししました。
では、具体的にどのような場合はメールでどのような場合は電話がいいのでしょうか。

私はこんなルールでコミュニケーションの手段を選択しています。

「メールを作成するのに５分以上かかると思ったら即電話」

このルールには理由があります。

・そもそも長時間かけて長いメールを作っても読んでもらえない
　相手に与えるのは要領が悪いなぁだったり何を言いたいんだろうという
　マイナスのイメージしかないです。

・本文の内容を真剣に考えないと相手に伝わらないなら話したほうが早い
　これはシンプルでニュアンスがうまく伝わらないかもやもう少し細かく説明しよう
　といったことを考えないといけないような内容であれば話したほうが早いです。

・５分以上もメールを作るのにかかるということは考えが整理できていない
　メールやチャットは要点が伝わればそれでOKだと思っています。
　その要点を書くのに５分以上かかるということは考えが整理できない証拠です。

１つ１つの作業にどのくらい時間を割いて対応をするか意識することで
１日の行動や仕事の成果が驚くほど変わってきます。

まずは細かいですがメールの作成などから見つめなおしてみると
塵も積もれば山となる大きな効果が得られるかもしれません。

効率的な時間の使い方とは？

自分が達成できる最短の時間でタスクを完了することができること

当然仕事は自分一人で完結できるような場面ばかりではないです。
チームメンバーや時にはお客様の力を借りながら前へ進めていくものです。

そこで大事なのは自分が達成できる最短の時間でタスクを仕上げることです。

いろんな人の力を借りるといいましたが力を借りている間相手の時間を奪っています。
つまり手助けしてくれている人が本来やろうとしていたことができていないかもしれません。

そういった意識を持つだけでもどうやったら人の力を借りながら最も早く
仕事を完了することができるのか考え始めるはずです。

これが最も大事で効率的に時間を使うための第一歩です！！

動き出す前に計画がちゃんとできていること

せっかく助けてくれる仲間がいても時間は有限です。

助けてくれる相手も選ばないといけません。
そのために必要となってくるのはどのように仕事を進めるのかという計画です。

私は新人に毎回こう教えています。

「ゴールを決めてゴールから逆算して計画を立ててから動き出しなさい」

一見遠回りをしているようでこれが最短ルートだと私は考えています。

つまり助けてもらう部分はどこでどんな人に助けてもらうのが一番効率的なのかさえ
わかってしまえばあとは自分が死に物狂いで頑張れば最短でタスクが完了します。

助けてくれた人もそれだけあなたが頑張る計画なのがわかれば多少の時間ぐらい
分けて助けてくれるはずです。

時間を効率的に使うためには効率的に使う計画が最も大切なのです。

行き当たりばったりの仕事の仕方をしている人とスタートダッシュは遅いけど
コンスタントに短時間で仕事をする人では明らかに後者の方が仕事の再現性があり
仕事を任せたいと思うようになるのです。