【超簡単】仕事のスピードを上げる方法

案外簡単なことで仕事のスピードを上げることはできます。
私が実践している3つのポイントを今回はご紹介したいと思います。
今日のポイントはこんな感じです。

メールに時間をかけない
時間のかかるところをちゃんとおさえる
時間の意識をもって行動する

メールに時間をかけない

無駄なものは排除する

基本的にメールもチャットも長すぎるものは読まれないです。
本来連絡した目的が達成できればそれでよいので
可能な限りシンプルに作成しましょう。

また、社内向けのメールに時間かけている人いませんか？
お客様でもない限り時間をかけるのは無駄です。
きっぱりと割り切ってシンプルな連絡にしてみましょう。

具体的に依頼のもののイメージはこんな感じです。

宛名の役職

●●部長や〇〇課長といった宛名の役職は相手が
お客様であっても極力なくすのがよいと思います。
シンプルに相手の役職を調べている時間に価値はないのでやる意味がいないです。

導入の挨拶

「先日は××の件で大変お世話になりました」などの冒頭のあいさつはなくしましょう。
本来の要件が伝わればいいのでお礼はその場で伝えればいいのでメールやチャットでは不要です。

本文中の敬語

これは最低限だけできていればいいです。
読みやすく相手に要点が伝わればそれでいいと割り切りましょう。
新聞や本も敬語ばかりで書かれていないですよね同様にちゃんと伝わる文章が書ければOKです。

要点だけを書く

誰にいつまでにどうして欲しいのかが伝われば正直それだけ書いてあれば
目的が達成できます。

これは依頼に限らず報告も同様です。
いつ何があって結果どうであったのか、今後やることがあればその内容程度が
書かれていればそれで十分なのです。
詳細が聞きたければ返信か電話がかかってくるでしょう。

つまり、報告や依頼の連絡をした後詳細な確認連絡が来なくなった時
それが要点だけをしっかりと相手に伝えることができるようになった時です！

電話で済むならちょっと話をして終了！

「相談なんですが」「確認なんですが」といったメールやチャットしていませんか？
相手の時間を配慮してメールというケースがあるかと思います。
しかし、配慮ばかりでは仕事は進みません。
むしろ早くやってもらえるなら電話が欲しかったというケースがあると思います。

そこでちょっとした確認こそ電話でちゃちゃっと済ませてしまいましょう。
お互いに時間の節約になります！つまりWin-Winな対応というわけです。

時間のかかるところをちゃんとおさせる

かかわる人が多くなれば時間がかかる

これはとても単純な話で資料に目を通すだけでも人数分時間がかかります。
そのため、人数が増えれば増えるほど時間がかかるわけです。
多くの人にかかわる対応は早めに対応しましょう。

実際の業務であるのは決裁や資料のレビューといった打ち合わせが多いかと思います。

慣れていない人がいるときは要注意

慣れていない人（新人や異動したてなど）が対応メンバーに含まれていないか確認しましょう。
当然慣れていない人は慣れている人に比べてスピードが遅くなります。
しかし、その分品質はしっかりしているので周りが配慮して
早い立ち上がりをサポートしてあげる必要があります。

焦りやプレッシャーを与えてもいい仕事はできないので
少しだけ余裕を持った対応時間を考えてあげるのがよいと思います。

新しいことをやるときは気を付けよう

これまではすでに経験があることについての話でしたが、
ここでは全く新しいことに挑戦する際に気を付ける必要がある内容となります。

新しいことをする時はかなりパワーがかかります。
そのため、結構簡単な罠や落とし穴にも引っかかってしまうわけです。

いつもならこれは前もってやっていたのにやこれやるの忘れていた！
はたまた、これやらないといけなかったの？など様々課題が発生するものです。
こうなった時に焦らないためにスケジュールには余裕を持つのがよいと思います。

時間の意識をもって対応する

打ち合わせは時間内で終わらせる

打ち合わせの時間は準備の段階でだいたい決まります。
資料がちゃんとできていなかったり抜けていたりすると本来の目的からそれてしまい、
決めたいことが決まらずに時間が過ぎていくなんてこと経験があるのではないでしょうか。

人間は悲しくもいいところより悪いところを見つけることに長けた生き物です。
いいところを膨らます場に悪いところが見えると目線はそっちに集まるということですね。

決めたいことを明確にしてしっかりとした準備をしましょう。

どんな作業も時間を決めて集中！

メールもチャットも電話も資料作成も何をする時も全部時間を決めて対応します。
研修などでも10分間のワーキングや15分間の発表など進行に合わせて時間配分をしています。

これはとても分かりやすく仕事に取り入れることができます。
なるべく細かいタスク単位で時間を決めて対応すると効率が上がっていきます。

一点デメリットがあるとするとあくまで自分の中の目標となる点です。
つまり、まぁいいかと思ってしまうと続かないという弱点を持っています。
なので達成できなかった時は都度なぜできなかったのかを確認し
プチ改善をしてみるのがいいと思います。

達成できた時少しうれしい気持ちになります。それがあなたの成長の実感です。

ゲーム感覚だと楽しくやれる

リアル脱出ゲームに近いものだと思っていただけるとわかりやすいと思います。
いつものつまらなくてしんどいだけの仕事が発想を変えるだけでゲームになります。

例えば、制限時間内に●●を実施するというミッションを与えられたと考えてみたらどうでしょう。
ミッションを達成すると当然次のミッションが出てくるわけです。
そして、制限時間内（勤務時間内）にすべてのミッションが達成できると
会社から脱出（定時帰宅）ができるというゲームですね。

少しの発想の転換でプラスの思考に変換して
せっかくの会社員人生を楽しんでみてはいかがでしょうか？