【エクセルマクロ】業務の自動化紹介（８月編）

今月の自動化はコレ！

契約の管理簿に更新漏れが無いかチェックするツール

課題

事務処理チームでは契約更新のタイミングで
60件近い契約の更新処理を並行して対応します。

当然起き得るのが管理簿の更新漏れ。

対応して更新していないならまだしも、
対応すること自体忘れてしまうリスクのある危険な状態でした。

やっぱり量が多くて期限が短いと
管理簿の更新って後回しにしがちですよね。

チームメンバーと話をしたときに上がった課題はこんな感じでした。

• 誰も対応していない案件がわかるようにしたい。
• 契約処理が完了していて管理簿の更新が
  出来ていないものを一覧化したい。

対策

ツールを実行すると契約完了しているが
管理簿の更新ができていない件数及び契約件名、
フォルダのパスがリスト化される。

契約処理が完了していないが同月で
契約終了となるものを一覧化する。

ツールの運用方法

契約処理をする度にツールを実行し
都度最新の情報と比較する。

これで複数人で状況がすぐ確認できて
効率よく作業ができるようにしました。

ツールの処理フロー

1. 契約の管理簿を開く
2. 当月終了予定の契約情報を取得
3. 契約管理システムから契約状況の一覧をCSVで取得
4. 2と3の情報を突合
5. 差分があったものをリスト化
6. 案件の資料が格納されているフォルダのショートカット作成
7. ファイルを名前を付けて保存

ツールを使った効果

管理簿の確認は格段にやりやすくなりました。
また、都度実行できるようになっているので
チームで分担して作業ができるようになりました。

自動化の効果

効果はかなり少なく１時間/週程度の改善効果でした。

とは言えチームで分担して作業ができたところの
効率を考えるとやって効果がありました。